1 month demo environment trial
Eye Kids Clinic (Aichi Prefecture)
10,000 vaccinations per year, such as regular vaccinations for children, and 5,000 vaccinations per season for influenza.
With Uttaro, you can manage vaccination history and set complicated vaccination rules for children. An essential item for sharing information within the hospital and streamlining ordering operations
Eye Kids Clinic Director Kenji Aizu
明治35年に成田山表参道に開設（旧藤立病院）し、地域に根差して122年。
2次救急の中核を担う医療機関として、透析からリハビリテーションに至るまでの施設を充実させ、3次救急への迅速な連携まで幅広く対応しています。
Region:
Department :
Toyota City, Aichi Prefecture
pediatric clinic
Pre-installation issue:
-
The burden of vaccination reservation work was expected before the hospital opened
-
Expected to be flooded with phone calls when reservations start
-
Thoroughly improve efficiency in IT and want to give back to patients with better medical services
Solution:
-
Uttaro Pediatric Internal Medicine Basic Planintroduced from the time of opening
-
Influenza plan,Corona vaccine dedicated planintroduction
-
Use Uttaro vaccination certificate
effect:
-
Automated rule management for pediatric vaccination
-
Work efficiency is improved by pasting the inoculation history to the electronic medical record
-
Reservations for developmental consultations and vaccinations for adults are now available online
-
Reservations for more than 2000 people were accepted almost unmanned within 24 hours
-
It became possible to quickly issue an English vaccination history certificate.
-
Significant reduction in phone calls related to appointments and pre-visit consultations
-
Aggregate the number of actual and future reservations to streamline ordering operations
Q...Introduction of Uttaro/Why did you choose Uttaro?
-
Uttaro has been introduced since the hospital opened in 2014.
もともと、外来受付で小児の予防接種予約を受け付けていましたが、スタッフがワクチンルールに詳しいわけではないため、誤った予約を受け付けてしまうことが多く、薬剤部の薬剤師が小児予防接種の予約受付の電話対応をすることになりました。
とにかく電話がひっきりなしにかかってきては、受電対応後の入力と準備業務もあわせると1件あたり10分程度は要するので、出勤しているスタッフ４人がかりで電話対応しているという状況でした。他の業務を圧迫するので電話対応時間を15時～17時に限定するなどルール変更していましたが、スタッフの負担は大きいままでした。予約時、前回の履歴確認は口頭のみの確認で、保護者の自己申告のみをもとに確定していたため、薬剤部が対応しても、当日母子手帳をみてみると、接種実施できないケースも多く、保護者とスタッフとの言った言わないのやりとりや、ドクターとの齟齬も生じるため非常に効率が悪い状態でした。
なんとか状況を改善したいと、口コミでも評判を聞いていたUttaroをインターネットで検索して問合せました。当院はカルテとの連携は考えていなかったので、カルテ連携が必須でないシステムであること、過去履歴が負担なくデータ化できることなどを選考基準とし、2社ほどと比較しました。
Uttaroは選考基準に一致した仕様だったこと、1か月無料トライアルをためしてみたところ非常に機能が充実しており使いやすかったこと、母子手帳写真から過去履歴をデータ化してくれることなどが決め手ですぐに採用しました。
Q...Please tell us about Uttaro's reservation system.
-
Recommend patients and guardians to make online reservations from Uttaro instead of taking reservations over the phone as much as possible
1日10件以上うけていた電話が、1件程度になり、電話対応するスタッフも1名だけで回せるようになりました。そういう意味では90％以上の予約受付業務が削減されました。非常にたすかっています。薬剤部本来の業務に時間を割けるようになりました。
-
The number of vaccination appointments increases each year
それだけの省力化を実現しながら、実施直前にヒヤリハットが減っただけでなく、接種実施件数も、導入以前に比べて、増えてはいても減ったということは全くありません。保護者が患者の個人情報を間違って登録するということもほとんど見かけません。
もちろん保護者が急いでUttaroの予約システムに不正確な過去履歴を自己申告登録されたために間違った予約日でネット予約された事例は0ではないです。ところが以前の電話受付の場合、保護者の言い間違えであっても薬剤部のスタッフが聞き間違えたことにより誤った予約がなされたとみなされていましたが、現在は、どのような自己申告をされてネット予約が確定したか、誰がどのような操作で予約を確定したかなどデータで記録に残ります。保護者ご自身が不正確な履歴を登録して予約確定に進んだことが原因であると納得されて、すんなり予約を取り直していただけるようになりました。薬剤部スタッフの精神的ストレスやプレッシャーは軽減されました。
Q...Please tell us about the actual operation of Uttaro.
-
Expectations for sharing vaccine reservation history at multiple medical institutions
100％近い割合で無人でワクチン予約が完結されています。
保護者からはネット予約を嫌がる声は、もしかすると一定数外来に入っているかもしれませんが、薬剤部にはそういった情報は届いていません。実施数は減っていませんので、大半の保護者は便利にネット予約システムを使っていただいていると思います。外国人の保護者にとってはUttaroでのネット予約は難しいので、スタッフが手動の割込み予約で予約を確定しています。実施日までに警告が表示される予約や不自然な自己申告の履歴が入り込んでいないかなどチェックし、ワクチンの必要数を確定して発注します。
当日確定した予約者リストを小児科ドクターに届けて、ドクターは実施直前に目視で現物の母子手帳を最終チェックして接種実施します。ドクターの業務としてはUttaro導入前と変わりありませんが、院内での情報共有における齟齬は減り、効率化されたように思います。
Q...Please tell us about your ingenuity in using Uttaro.
-
About the usual operation and devices to handle vaccinations and medical examinations for many patients
正直、それほど大した工夫はしていません。強いて言えば、ホームページのトップページに目立つバナーを設置してネット予約サイトに誘導したことくらいでしょうか。導入初期は早く周知徹底できるよう院内掲示板でも告知し、小児科外来でUttaroサポートから納品してもらった名入れのリーフレットデータを印刷して患者に配布するなどしました。しかし、当院の小児科外来に通う患者の保護者は若いので、ネット予約を進んで利用してくださるようになり、今ではホームページでネット予約サイトに誘導している以外は、リーフレットの配布も行っていません。
Q... Please let us know if you have any other impressions after using Uttaro.
-
In order to always think about tomorrow, DX conversion of medical care is indispensable for clinic management/inside and outside from usualBetter communication
Uttaro GENKI手帳会員外の外国人などの患者の割込み予約についてはスタッフ側で患者情報を毎度手入力しなければなりませんでしたが、今年に入って、過去の割込み予約での手入力の記録も検索結果に反映して入力補助される機能が実装されました。以前から要望していた機能なので、大変助かっています。
Uttaroは多機能で新機能も次々にリリースされるので非常に便利ですが、こちらが機能のバージョンアップについていけていないと感じることがあります。新機能のキャッチアップを含めて異動してきたばかりの担当者にも効率よく使ってもらえる方法を確立するなど、院内の運用を強化していきたいと思います。
It is limited to medical institutions that perform vaccination work.
〒471-0052 3-10-2 Aizumacho, Toyota City, Aichi Prefecture
