1 month demo environment trial
Eye Kids Clinic (Aichi Prefecture)
10,000 vaccinations per year, such as regular vaccinations for children, and 5,000 vaccinations per season for influenza.
With Uttaro, you can manage vaccination history and set complicated vaccination rules for children. An essential item for sharing information within the hospital and streamlining ordering operations
Eye Kids Clinic Director Kenji Aizu
ご高齢の方やお子様を連れての来院や、現役世代の方が、忙しくても来院しやすいように安心で利便性の高いクリニックを目指しています。
UttaroやiCall等、予防接種予約・診察順番予約や情報発信ための積極的なICT導入に取り組む他、10台分の広い駐車場、発熱外来の方専用の診療室、子供の予防接種や健診の方専用の待合室を備えています。
Region:
Department :
Toyota City, Aichi Prefecture
pediatric clinic
Pre-installation issue:
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The burden of vaccination reservation work was expected before the hospital opened
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Expected to be flooded with phone calls when reservations start
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Thoroughly improve efficiency in IT and want to give back to patients with better medical services
Solution:
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Uttaro Pediatric Internal Medicine Basic Planintroduced from the time of opening
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Influenza plan,Corona vaccine dedicated planintroduction
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Use Uttaro vaccination certificate
effect:
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Automated rule management for pediatric vaccination
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Work efficiency is improved by pasting the inoculation history to the electronic medical record
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Reservations for developmental consultations and vaccinations for adults are now available online
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Reservations for more than 2000 people were accepted almost unmanned within 24 hours
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It became possible to quickly issue an English vaccination history certificate.
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Significant reduction in phone calls related to appointments and pre-visit consultations
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Aggregate the number of actual and future reservations to streamline ordering operations
Q...Introduction of Uttaro/Why did you choose Uttaro?
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Uttaro has been introduced since the hospital opened in 2014.
予防接種の予約電話1件当たりの通話時間がかなり長くなり、他の要件での患者様からのクレームがきていました。忙しく働いておられる保護者の方々から、診療時間内に電話をかけていただくこと自体が時代遅れと感じていた折に、それまで小児の予防接種の予約担当を行っていたベテラン事務が病気のため長期で仕事を休まざるを得なくなりました。（小児のワクチンスケジュールを暗記して正しく短時間で予約業務が行えるスタッフを育成するのには、経験上2年はかかります）新しく担当をするスタッフからも効率化システムを導入したいという声が多く、検索エンジンで探してUttaroを見つけました。
予約時だけでなく当日のチェックでも時間をとられるのが、母子手帳の接種履歴のチェックです。Uttaroの母子手帳の接種履歴写真から履歴をデータ化してもらえるサービスのことを知り、当初より導入するならUttaro一択だと考えて他社システムは選択肢にせず導入を決めました。
Q...Please tell us about Uttaro's reservation system.
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Recommend patients and guardians to make online reservations from Uttaro instead of taking reservations over the phone as much as possible
導入直後から目に見えてわかる効果としては、電話対応に割く時間が減ったこと。これまでは、予防接種の予約に長い通話時間をとられていたのでスタッフの業務の手がとまり、また、予約以外の要件の電話を充分に受電することができませんでした。ワクチンの接種実施数はかわらないのに、以前とくらべると受電で対応する内容が、発熱の方や初診の方への電話対応が多くなったと感じており、電話の用途そのものが患者の体調やニーズによりそったより高度な内容の対応件数が増え効果的になりました。
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The number of vaccination appointments increases each year
スタッフからの声としては、スタッフが窓口で入力する割込み予約やネット予約でも、警告機能が便利です。いままでは２年かけて育てたスタッフがすべて一人でチェックしていましたがUttaroがアラートをだしてくれるので、チェックや窓口予約もベテランスタッフでなくても手伝えるようになりました。
インフルエンザワクチンの供給が希少な年は、集計機能を随時チェックして日々の予約数を調整することで、最大限の予約受付が可能になりました。
Q...Please tell us about the actual operation of Uttaro.
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Expectations for sharing vaccine reservation history at multiple medical institutions
まず事前準備として、ネットでの予約変更キャンセルを受け付けるたびに指定のメールアドレスにUttaroから通知が来るよう設定していますので、通知メールをチェックして管理画面にログイン。ネット予約が入った患者の接種履歴をチェックし、警告がでていないかなどをチェックします。警告時の対応はベテランスタッフが実施日までに対応。予約内容の組み合わせとしてもっと同時接種ができるという場合も受けるべき定期接種ワクチンを追加し、保護者に連絡します。こういった申し送りメモもUttaroに残すことができるので、管理画面上で院内でも情報共有しています。操作時に不明点があれば、Uttaroの契約医療機関専用ヘルプセンターに連絡して確認をとって解決します。
実施当日は、名簿帳票を出力してドクター、ナース、受付スタッフの3部署で共有します。
昨年電子カルテをオンプレミス型のものからクラウド型の電子カルテに入れ替え、さらに利便性が高まりました。
Q...Please tell us about your ingenuity in using Uttaro.
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About the usual operation and devices to handle vaccinations and medical examinations for many patients
これまでの予約方法が、来院して接種実施後に窓口で次回予約日を確定して予約、もしくは電話予約だけで対応していたので、保護者側にネットでとれるということを告知するのに工夫が必要でした。保護者はいつもどおり予約をして帰ろうとしたり、割合は少ないが、若い方でも面倒なので窓口で取ってほしいという方もおられます。
告知方法としては、当院はUttaro導入当時ホームページを持っていなかった事もあり、契約時に提供されるポスターなどのデータを印刷して待合室に張り出す他、コストをかけず次のような方法をとりました。
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LINE公式アカウントを開始。リッチメニューから予防接種ネット予約ボタンとしてUttaroに誘導。月に1回程度、一括メッセージ送信を行い、インフルエンザワクチンの開始時期の案内とネット予約方法などタイムリーに配信。
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Googleマイビジネスでサイトを作成し予約ボタンからUttaroへの導線を設置。
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かかりつけ通院患者が必ず閲覧する診察予約システムiCallのお知らせ画面にも「予防接種・健診の予約はこちら」としてUttaroに誘導。
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こどもの診察券の裏には、LINE公式アカウント、Uttaro、診察予約システムのQRコードを掲載して誘導。
スタッフもUttaroからの予約の割合が多い方がミスがなく、変更も保護者の方が２４時間いつでも可能になるので、窓口で予約をとろうとする保護者へのUttaroの告知に大変協力的でした。どうしても自分でのネット予約は不安だという方については、これまでどおり窓口で予約をとりUttaroの割込み予約機能でスタッフが予約を入力して、並行して利用しています。
Q... Please let us know if you have any other impressions after using Uttaro.
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In order to always think about tomorrow, DX conversion of medical care is indispensable for clinic management/inside and outside from usualBetter communication
ワクチンにそれほど詳しくないスタッフでも、ベテランスタッフにアシストしてもらって一人で予約業務にあたれる
ようになりました。
診療所のモットーとして、どのスタッフでも間違いなく業務にあたれる体制をととのえるという面でUttaroは非常に有効。経営面でも資料として活用できるので、今後は診療所経営の見通しに使えるようなデータ提供も期待しています。
It is limited to medical institutions that perform vaccination work.
〒471-0052 3-10-2 Aizumacho, Toyota City, Aichi Prefecture
A clinic with a very smart white and red design
What surprised me when I visited was the paucity of posters and paper notices.
iKids Clinic Director Aizu's policy since the opening of the clinic has permeated not only the staff but also the patients
