1 month demo environment trial
Eye Kids Clinic (Aichi Prefecture)
10,000 vaccinations per year, such as regular vaccinations for children, and 5,000 vaccinations per season for influenza.
With Uttaro, you can manage vaccination history and set complicated vaccination rules for children. An essential item for sharing information within the hospital and streamlining ordering operations
Region:
Department :
Toyota City, Aichi Prefecture
pediatric clinic
Pre-installation issue:
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The burden of vaccination reservation work was expected before the hospital opened
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Expected to be flooded with phone calls when reservations start
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Thoroughly improve efficiency in IT and want to give back to patients with better medical services
Solution:
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Uttaro Pediatric Internal Medicine Basic Planintroduced from the time of opening
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Influenza plan,Corona vaccine dedicated planintroduction
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Use Uttaro vaccination certificate
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ユビーAI問診を2022年から導入
effect:
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Automated rule management for pediatric vaccination
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Work efficiency is improved by pasting the inoculation history to the electronic medical record
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Reservations for developmental consultations and vaccinations for adults are now available online
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Reservations for more than 2000 people were accepted almost unmanned within 24 hours
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It became possible to quickly issue an English vaccination history certificate.
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Significant reduction in phone calls related to appointments and pre-visit consultations
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Aggregate the number of actual and future reservations to streamline ordering operations
Q...Introduction of Uttaro/Why did you choose Uttaro?
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Uttaro has been introduced since the hospital opened in 2014.
Uttaro導入前はすべての予防接種を電話で予約を受け付け、紙に記録するという運用をしていました。接種本数も非常に多く、受付スタッフが電話を受ける手間や、予約受付後も看護師が紙台帳をもとに接種準備に追われていました。
電話での予約受付時に最も困るのは、保護者様への過去の履歴の確認です。母子手帳は、接種履歴の記録が時系列に並んでいるわけではないので、直前の履歴がなんであったかをヒアリングしても、保護者様がその記録を母子手帳から正しくみつけていただくまで5分、10分電話口で待機しなければならない事や、そのご回答履歴が結局は間違っていることが実施当日に発覚するなどの事が頻繁にありました。
小児に対応した良い予防接種予約システムがないかと考え、検索エンジンで検索してUttaroを見つけたことがきっかけです。
Q...Please tell us about Uttaro's reservation system.
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Recommend patients and guardians to make online reservations from Uttaro instead of taking reservations over the phone as much as possible
ここ1年間の予防接種のネット予約率は99.7％です。電話にかかっていた業務が減り、院内の業務効率は各段に改善されました。まず、保護者様にとっても見づらい母子手帳の接種履歴ですが、Uttaroが写真からデータ化してくれた履歴や、当院での実施記録が、時系列に並んだ状態で一覧することができるので非常に見やすく、判断しやすくなりました。接種忘れがある場合、データから発見しやすく、保護者様に次回予約を促進することもできます。
当院指定のルールに合わない予約や定期接種期間を逃した予約も、Uttaro管理画面からハイライトと警告表示される機能は大変重宝しています。
Q...Please tell us about the actual operation of Uttaro.
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Expectations for sharing vaccine reservation history at multiple medical institutions
予防接種ネット予約に関しては、予約受付後、実施までに予約に警告がでていないか、過去履歴に打ち忘れがないかなどをチェックし、問題なければ実施を行います。定期処方については、当日にAI問診ユビーでの事前問診が完了しているのでその内容を確認した上で診察にあたることができます。当院の電子カルテは、インターネットに接続できる端末で操作できるタイプのものなので、UttaroとユビーAI問診の管理画面も電子カルテで一緒に開いた上で必要な情報を閲覧しながら診察にあたることができます。
予防接種に関しても、診察前の問診に関しても、従来情報伝達につかっていた大量に利用していた「紙」と紙を見ながらの「転記」をなくすことができ、仕事の仕方自体を改革することができました。
現状UttaroとユビーAI問診には連携機能はありませんが、特に困ったことはありません。電子カルテがインターネット接続可能端末で利用できる場合は、複数のシステムを利用していたとしても電子カルテと同一端末で開いて作業ができるので、操作に慣れればほとんど負担は感じません。
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Uttaroの健診予約機能を診察予約にも活用
予防接種ネット予約の運用が非常に順調だったので、「健診予約機能」を「診察予約」にも活用することにしました。もともと、当日の診察予約用に順番待ち予約はすでに導入していましたが、一部慢性疾患や定期処方の患者様は日時指定の時間予約制で予約をとっていたため、Uttaroが活用できるのではないかと考えました。定期処方のネット予約はおひとり様1回までのネット予約で予約を行っていただいています。予約前日にUttaroから自動配信されるリマインダーメールの本文に、同時期に導入したユビーAI問診のURLをいれて、当日来院前に問診登録をしていただいた上で来院いただくフローに変えました。
Q...Please tell us about your ingenuity in using Uttaro.
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About the usual operation and devices to handle vaccinations and medical examinations for many patients
当院独自の予防接種スケジュールや同時接種組み合わせルールがあり、できるだけ当院の推奨する組み合わせで予約をとってもらえるよう、告知に力をいれました。ワクチンの詳しい説明文と、当院が推奨するスケジュールと組み合わせを見やすい表（※）にしてWebサイトに掲載し、Uttaroの予約サイト「お知らせボード」からも目立つようにリンクをはりました。
また、Uttaroのカスタマーサクセス担当と相談して、「ワクチンマスタ」の「説明文」の項目にも、おすすめの組み合わせとして同時接種選択時に選んでいただきたいワクチンや、独自の接種間隔について、保護者様が気付きやすいように丁寧な説明を記載しました。
Uttaro導入当初は、実施してはいけない内容ではないものの、当院の方針とは異なる同時接種を選ばれて予約されることもありましたが、現在はほぼ、皆さん説明文通りの予約をご自身で確定していただけています。
また、できるだけネット予約の割合を増やしていただくため、予防接種のネット予約ができるようになったことを、Webサイトのヘッダの目立つ部分にボタンを設置して告知しました。さらに、予防接種で通院中の患者様の保護者様には、次回の予約ワクチンとだいたい何日頃以降の日程のネット予約をとればよいのか、メモ書きをしておわたしすることで、ご自身でどんどんネット予約を確定していただけるようになりました。