1 month demo environment trial
Eye Kids Clinic (Aichi Prefecture)
10,000 vaccinations per year, such as regular vaccinations for children, and 5,000 vaccinations per season for influenza.
With Uttaro, you can manage vaccination history and set complicated vaccination rules for children. An essential item for sharing information within the hospital and streamlining ordering operations
Eye Kids Clinic Director Kenji Aizu
信頼できる、安らげる―そんな病院であるために
1958年の千船診療所発足以来、幾度の増改築を経て現在は21の診療科、308床の病床を有する地域医療の中核を担う総合病院として活動しています。
「いつもの暮らしの中で高度な医療を受けていただこう」と時代に沿った多くの最新医療設備・機器を取り入れ、またICU（集中治療室）やNICU（新生児集中治療室）などの高度な設備も充実させながら実績を積んで参りました。
Region:
Department :
Toyota City, Aichi Prefecture
pediatric clinic
Pre-installation issue:
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The burden of vaccination reservation work was expected before the hospital opened
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Expected to be flooded with phone calls when reservations start
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Thoroughly improve efficiency in IT and want to give back to patients with better medical services
Solution:
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Uttaro Pediatric Internal Medicine Basic Planintroduced from the time of opening
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Influenza plan,Corona vaccine dedicated planintroduction
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Use Uttaro vaccination certificate
effect:
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Automated rule management for pediatric vaccination
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Work efficiency is improved by pasting the inoculation history to the electronic medical record
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Reservations for developmental consultations and vaccinations for adults are now available online
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Reservations for more than 2000 people were accepted almost unmanned within 24 hours
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It became possible to quickly issue an English vaccination history certificate.
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Significant reduction in phone calls related to appointments and pre-visit consultations
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Aggregate the number of actual and future reservations to streamline ordering operations
Q...Introduction of Uttaro/Why did you choose Uttaro?
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Uttaro has been introduced since the hospital opened in 2014.
新型コロナワクチンの接種において、小児のワクチン接種は、予約センターで予約取得後に小児科外来事務でダブルチェックを行う等、12歳以上の接種に比べてルールが複雑なことによる業務負担が大きいものでした。地域内の他の病院でも導入されており、評判が良かったUttaroを知り、低コストであったことからすぐに導入を決定しました。コロナワクチンのネット予約が順調であったため、小児科の一般ワクチン予約にも、予約センタースタッフと小児科外来事務の業務削減として利用できるかを検討し、定期接種予約にも導入しました。
Q...Please tell us about Uttaro's reservation system.
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Recommend patients and guardians to make online reservations from Uttaro instead of taking reservations over the phone as much as possible
正直なところ、院内では「自分で母子手帳写真まで登録して自力でネット予約してくれる人が本当にいるのか？」など疑問をもっていましたが、いざネット予約を開始すると外国人の保護者以外は、驚くほどスムーズに新規登録、接種履歴登録を行い、ネット予約に進まれました。現状、ネット予約率はほぼ100％に近く、スタッフが対応するのは、実施日直前の日程のリスケやキャンセルの希望があった場合の操作、実施日までの事前の予約内容のチェックのみです。これまで苦労していた、予約センタースタッフ、医事課スタッフ、小児科スタッフの連携は不要となり、現状は小児科外来の事務スタッフ1名のみが予防接種予約に関連する事務にあたっています。
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The number of vaccination appointments increases each year
これまでは、保護者の言い間違えかスタッフの聞き間違えかわからない行き違いが実施当日に起こり、クレームを受けるケースが多く、スタッフの心労になっていました。しかし、Uttaroを導入してからは、保護者の自己申告や操作履歴のトレースができるので、「言った言わない」「聞いた聞いてない」というやりとりが非常に減りました。
実際に家族の予約や履歴確認にUttaro GENKI手帳に登録している当院小児科ドクターによると、Uttaro GENKI手帳の接種履歴のデータ化後、予防接種アシスタンスをチェックしみて、自身の子供に関し、接種し忘れそうになっているワクチンがあることを発見し、とても助かったとのことです。
また、Uttaro導入後、ワクチン接種業務について、ドクターとしては何一つ困っていることはなく極めて順調、看護師からも使いやすいと聞いているということです。
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患者目線から見て有用な予防接種のアシスタンス機能
Q...Please tell us about the actual operation of Uttaro.
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Expectations for sharing vaccine reservation history at multiple medical institutions
現状、予約センターは通さず、保護者からのネット予約とその調整と予約内容の妥当性チェックのみを小児科外来の事務スタッフで対応しています。事務スタッフはタブレットで随時予約状況を確認し、Uttaro管理画面から出力できるエクセルの名簿を印刷してドクターと看護師に配布、ドクターはその名簿に基づき接種を実施しています。
院内のスタッフ同士の情報共有についても、Uttaro導入前は複雑なコミュニケーションや資料が必要でしたが、導入後、必要な時に必要とする担当者がUttaroにアクセスすれば確認したい情報がリアルタイムに閲覧できるようになった事で、院内のやりとりに必要な時間も減りました。
Q...Please tell us about your ingenuity in using Uttaro.
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About the usual operation and devices to handle vaccinations and medical examinations for many patients
導入前は小児科のワクチン接種については、一般的な定期接種のルールに加え、千船病院として推奨する接種間隔や、分娩時からの患者様に対してB型肝炎垂直感染防止ルールにそった特殊ルールもあり、それらに遍く対応できるかなど懸念点がありました。
また、現状会計や予約管理の根幹となっている電子カルテがオンプレミスであるため、電子カルテ用端末がインターネットに接続できず、Uttaroの管理画面との共存や連携ができないことも課題でした。
小児科外来のドクター、看護師、医事課スタッフ、予約センタースタッフ各部署の現状のすべて手動で行っている業務からシステムでの自動化についての懸念点について払拭するため、ワクチンマスターや予約パターンの初期設定や運用方法については、何度もUttaroのカスタマーサポートと打合せを行いました。ワクチンの細かな説明文にもこだわって、保護者がご自身で迷わず予約をとっていただきやすい表示でありながら、現状の院内ルールをあまり変えずに運用できるよう初期設定を行いました。
電子カルテとの連携問題については、連携に関してはコストや開発期間のロスが大きいことが予想されたので、技術連携や同一端末での共存は一切行わず、すでに担当スタッフ用に導入済であったインターネット回線に接続できるタブレット端末で閲覧することにして運用を開始しました。
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日本語が堪能ではない外国人保護者も視野に入れ、運用開始の約一か月前からじっくり告知
導入時の保護者への告知方法にも非常に気を配りました。Uttaro側での保護者様向け告知用のポスターやリーフレットの他、分娩直後の保護者様にわかりやすい配布用リーフレットを作成し、ネット予約の運用を開始する１か月ほど前から、Uttaro GENKI手帳に新規登録して来月からのネット予約に備えていただけるよう告知しました。もちろん、すでに履歴がある場合は母子手帳写真の登録を行ったうえで予約に進むよう案内しました。
外国出身で日本語が堪能ではない保護者が多いため、英語、中国語、ベトナム語、スペイン語の案内リーフレットも用意しました。
Q... Please let us know if you have any other impressions after using Uttaro.
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In order to always think about tomorrow, DX conversion of medical care is indispensable for clinic management/inside and outside from usualBetter communication
病院の特長として、英語以外を母国語とする外国人の保護者が多く、従来から意思疎通が難しい点が大きな課題でした。Uttaroサポートセンターは、メールやチャットの問合せであれば、そういった保護者からの多言語の操作質問にも対応可能なので助かっています。
Uttaro GENKI手帳自体も多言語対応機能リリースの予定があると聞いており、非常に期待しています。
日本人、外国人ともに同時接種予約の組み合わせが、病院の意図する組み合わせより少ないケースがあるので、予約中の予約内容のおすすめ機能も強化されるとより一層便利になると思います。今後のバージョンアップに期待しています。
It is limited to medical institutions that perform vaccination work.
〒471-0052 3-10-2 Aizumacho, Toyota City, Aichi Prefecture
A clinic with a very smart white and red design
What surprised me when I visited was the paucity of posters and paper notices.
iKids Clinic Director Aizu's policy since the opening of the clinic has permeated not only the staff but also the patients
